Das Staatsarchiv verwahrt Bremens historische Überlieferung und übernimmt und erschließt auf gesetzlicher Grundlage das archivwürdige Schriftgut der öffentlichen Einrichtungen des Landes und der Stadt Bremen. Wenn es um die Aussonderung ihrer Akten und sonstigen Aufzeichnungen geht, haben die Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes und der Stadtgemeinde Bremen das Staatsarchiv zu beteiligen.
Sie sind verpflichtet, alle Akten und sonstigen Aufzeichnungen, die sie für ihre Aufgabenerledigung nicht mehr benötigen und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dem Staatsarchiv Bremen zur Übernahme anzubieten. Zu den Aufzeichnungen gehören alle analogen und digitalen Unterlagen, also neben den Akten zum Beispiel auch amtliche Publikationen, Datenbanken, Amtsbücher, Karten und Fotos. Rechtsgrundlage hierfür ist das Bremische Archivgesetz sowie die Verwaltungsvorschrift zu Kommunikation und Dokumentenverwaltung. Außerdem ist die Verwaltungsvorschrift über die Erhebung von Personalaktendaten und die Führung von Personakten zu beachten.
Die Dienststellen erfassen ihre auszusondernden Akten und Aufzeichnungen gemäß den genannten Vorschriften listenförmig. Hierfür können sie diese Dateien verwenden:
Das ausgefüllte Aussonderungsverzeichnis ist dem Staatsarchiv zuzusenden. Das Staatsarchiv entscheidet dann anhand der Angaben in dem Aussonderungsverzeichnis, welche Akten und Aufzeichnungen an das Staatsarchiv abzuliefern sind und welche Akten und Aufzeichnungen die Dienststellen zu vernichten haben. Bevor das Staatsarchiv diese Entscheidung fällt, kann es auch nötig werden, dass die zuständigen Mitarbeiter des Staatsarchivs (Mitarbeiterliste) bei der aussondernden Dienststelle Einsicht in die angebotenen Akten und Aufzeichnungen nehmen. Gerne stehen diese für weitere Beratungen zur Verfügung.
Ein Hinweis zur amtlichen Nutzung von archivierten Verwaltungsunterlagen:
Verwaltungsunterlagen, die dem Staatsarchiv übergeben wurden, stehen der Einsicht durch die abgebende Stelle oder andere Behörden weiterhin offen. Für Behörden sind Akten im Rahmen der amtlichen Nutzung ausleihbar. Schutzfristen aus Gründen des Datenschutzes gelten für die abgebenden Stellen für ihre eigenen Unterlagen nicht, es sei denn, die Akten und Vorgänge hätten aufgrund besonderer Vorschriften gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen. Um Archivalien auszuleihen, setzen Sie sich bitte mit dem bzw. der für Ihre Behörde zuständigen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin in Verbindung.
